ورجینیا کونسل برائے خواتین

پالیسیاں

ورجینیا کونسل آن ویمن سے ریکارڈ کی درخواست کرنے کے لیے، آپ اپنی درخواست کو بھیج سکتے ہیں:
Gloria Senecal، ڈائریکٹر آف بورڈ ایڈمنسٹریشن
1111 E. Broad Street
Richmond, Virginia 23219
ای میل: women@governor.virginia.gov

اس کے علاوہ، فریڈم آف انفارمیشن ایڈوائزری کونسل فریڈم آف انفارمیشن ایکٹ (FOIA) سے متعلق آپ کے کسی بھی سوال کا جواب دینے کے لیے دستیاب ہے۔ کونسل سے ای میل کے ذریعے رابطہ کیا جا سکتا ہے: foiacouncil@dls.virginia.gov یا فون کے ذریعے (804) 225-3056 یا [ٹول فری] 1-866-448-4100 پر۔

درخواست گزاروں کے حقوق اور ورجینیا کونسل برائے خواتین کی ورجینیا فریڈم آف انفارمیشن ایکٹ کے تحت ذمہ داریاں

ورجینیا فریڈم آف انفارمیشن ایکٹ (FOIA)، واقع § 2 ۔ 2-3700 وغیرہ۔ seq کوڈ آف ورجینیا، دولت مشترکہ کے شہریوں اور میڈیا کے نمائندوں کو عوامی اداروں، سرکاری اہلکاروں، اور سرکاری ملازمین کے پاس موجود عوامی ریکارڈ تک رسائی کی ضمانت دیتا ہے۔

عوامی ریکارڈ کوئی تحریر یا ریکارڈنگ ہے - قطع نظر اس کے کہ یہ کاغذی ریکارڈ، الیکٹرانک فائل، آڈیو یا ویڈیو ریکارڈنگ، یا کوئی اور فارمیٹ ہے - جو کہ کسی عوامی ادارے یا اس کے افسران، ملازمین یا ایجنٹوں کے قبضے میں عوامی کاروبار کے لین دین میں تیار یا ملکیت میں ہے۔ تمام عوامی ریکارڈز کو کھلا سمجھا جاتا ہے، اور صرف اس صورت میں روکا جا سکتا ہے جب کوئی مخصوص، قانونی استثنیٰ لاگو ہو۔

FOIA کی پالیسی بیان کرتی ہے کہ FOIA کا مقصد یہ ہے کہ تمام افراد کو حکومتی سرگرمیوں کے بارے میں زیادہ سے زیادہ آگاہی فراہم کی جائے۔ اس پالیسی کو آگے بڑھانے کے لیے، FOIA کا تقاضا ہے کہ قانون کی تشریح آزادانہ طور پر، رسائی کے حق میں کی جائے، اور عوامی ریکارڈ کو روکنے کی اجازت دینے والی کسی بھی استثنا کی تشریح محدود طور پر کی جانی چاہیے۔

آپ کے FOIA حقوق

آپ کو عوامی ریکارڈ یا دونوں کی نقول کا معائنہ کرنے یا وصول کرنے کی درخواست کرنے کا حق ہے۔

آپ کو درخواست کرنے کا حق ہے کہ درخواست کردہ ریکارڈز کے لیے کسی بھی چارجز کا تخمینہ پہلے سے لگایا جائے۔
اگر آپ کو یقین ہے کہ آپ کے FOIA حقوق کی خلاف ورزی ہوئی ہے، تو آپ FOIA کی تعمیل کو یقینی بنانے کے لیے ضلعی یا سرکٹ عدالت میں درخواست دائر کر سکتے ہیں۔

ورجینیا کونسل برائے خواتین سے ریکارڈ کے لیے درخواست کرنا

آپ امریکی پوسٹ، فیکس، ای میل، ذاتی طور پر یا فون پر ریکارڈ کی درخواست کر سکتے ہیں۔ FOIA کی ضرورت نہیں ہے کہ آپ کی درخواست تحریری طور پر ہو، اور نہ ہی آپ کو خاص طور پر یہ بتانے کی ضرورت ہے کہ آپ FOIA کے تحت ریکارڈ کی درخواست کر رہے ہیں۔
- عملی نقطہ نظر سے، یہ آپ اور آپ کی درخواست وصول کرنے والے شخص دونوں کے لیے مددگار ثابت ہو سکتا ہے کہ آپ اپنی درخواست کو تحریری شکل میں پیش کریں۔ یہ آپ کو اپنی درخواست کا ریکارڈ بنانے کی اجازت دیتا ہے۔ یہ ہمیں یہ بھی واضح طور پر بتاتا ہے کہ آپ کون سے ریکارڈ کی درخواست کر رہے ہیں، تاکہ زبانی درخواست پر کوئی غلط فہمی نہ ہو۔ تاہم، اگر آپ اسے تحریری طور پر نہ دینے کا انتخاب کرتے ہیں تو ہم آپ کی FOIA درخواست کا جواب دینے سے انکار نہیں کر سکتے۔
آپ کی درخواست کو ان ریکارڈوں کی شناخت کرنی چاہیے جو آپ "معقول خصوصیت" کے ساتھ تلاش کر رہے ہیں۔ یہ ایک عام فہم معیار ہے۔ یہ DOE کا حوالہ یا ان ریکارڈوں کی تعداد یا تعداد کو محدود نہیں کرتا جس کی آپ درخواست کر رہے ہیں۔ اس کے بجائے، اس کا تقاضا ہے کہ آپ کافی مخصوص ہوں تاکہ ہم ان ریکارڈوں کی شناخت اور ان کا پتہ لگا سکیں جن کی آپ تلاش کر رہے ہیں۔
آپ کی درخواست میں موجودہ ریکارڈ یا دستاویزات کا مطالبہ کرنا ضروری ہے۔ FOIA آپ کو ریکارڈ کا معائنہ کرنے یا کاپی کرنے کا حق دیتا ہے۔ یہ ایسی صورت حال پر لاگو نہیں ہوتا DOE جہاں آپ خواتین کی ورجینیا کونسل کے کام کے بارے میں عمومی سوالات پوچھ رہے ہوں، اور نہ ہی DOE کے لیے ورجینیا کونسل آن ویمن سے ایسا ریکارڈ بنانے کی ضرورت ہوتی ہے جس کا DOE موجود نہ ہو۔
آپ کاروبار کے باقاعدہ کورس میں ورجینیا کونسل آن ویمن کے ذریعہ استعمال کردہ کسی بھی فارمیٹ میں الیکٹرانک ریکارڈ حاصل کرنے کا انتخاب کرسکتے ہیں۔
- مثال کے طور پر، اگر آپ ایکسل ڈیٹا بیس میں رکھے ہوئے ریکارڈز کی درخواست کر رہے ہیں، تو آپ ان ریکارڈز کو الیکٹرانک طور پر، ای میل کے ذریعے یا کمپیوٹر ڈسک پر وصول کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں، یا ان ریکارڈوں کی پرنٹ شدہ کاپی حاصل کر سکتے ہیں۔
اگر ہمارے پاس آپ کی درخواست کے بارے میں سوالات ہیں، تو براہ کرم عملے کی کوششوں کے ساتھ تعاون کریں تاکہ آپ کس قسم کے ریکارڈ کی تلاش کر رہے ہیں، یا کسی بڑی درخواست کے جواب کے بارے میں معقول معاہدے تک پہنچنے کی کوشش کریں۔ FOIA کی درخواست کرنا کوئی مخالفانہ عمل نہیں ہے، لیکن ہمیں آپ کے ساتھ آپ کی درخواست پر بات کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ ہم یہ سمجھتے ہیں کہ آپ کون سے ریکارڈز تلاش کر رہے ہیں۔

آپ کی درخواست کے جواب میں ورجینیا کونسل برائے خواتین کی ذمہ داریاں

ورجینیا کونسل آن ویمن کو آپ کی درخواست کو موصول ہونے کے پانچ کام کے دنوں کے اندر جواب دینا چاہیے۔ آپ کی درخواست موصول ہونے کے اگلے دن "ایک دن" سمجھا جاتا ہے۔ پانچ دن کی مدت DOE اختتام ہفتہ یا تعطیلات شامل نہیں ہیں۔
ورجینیا کونسل آن ویمن سے عوامی ریکارڈز کے لیے آپ کی درخواست کی وجہ غیر متعلقہ ہے، اور ہم آپ کی درخواست کا جواب دینے سے پہلے آپ سے یہ نہیں پوچھ سکتے کہ آپ ریکارڈ کیوں چاہتے ہیں۔ FOIA DOE ، تاہم، ورجینیا کونسل برائے خواتین کو آپ سے اپنا نام اور قانونی پتہ فراہم کرنے کے لیے کہنے کی اجازت دیتا ہے۔
FOIA کا تقاضہ ہے کہ ورجینیا کونسل برائے خواتین آپ کی درخواست پر پانچ دن کی مدت کے اندر درج ذیل میں سے ایک جواب دے۔
- ہم آپ کو وہ ریکارڈ فراہم کرتے ہیں جن کی آپ نے مکمل طور پر درخواست کی ہے۔
- ہم ان تمام ریکارڈز کو روکتے ہیں جن کی آپ نے درخواست کی ہے، کیونکہ تمام ریکارڈز ایک مخصوص قانونی استثنا کے تحت ہیں۔ اگر تمام ریکارڈز روکے جا رہے ہیں، تو ہمیں آپ کو تحریری طور پر جواب بھیجنا ہوگا۔ اس تحریر کو ان ریکارڈز کے حجم اور موضوع کی نشاندہی کرنی چاہیے جو روکے جا رہے ہیں، اور ورجینیا کے قانون کے اس مخصوص سیکشن کا ذکر کرنا چاہیے جو ہمیں ریکارڈز کو روکنے کی اجازت دیتا ہے۔
- ہم آپ کی درخواست کردہ کچھ ریکارڈ فراہم کرتے ہیں، لیکن دیگر ریکارڈ کو روک لیتے ہیں۔ ہم پورے ریکارڈ کو نہیں روک سکتے اگر اس کا صرف ایک حصہ استثنا کے تحت ہو۔ اس صورت میں، ہم ریکارڈ کے اس حصے کو حذف کر سکتے ہیں جو روکا جا سکتا ہے، اور آپ کو ریکارڈ کا باقی حصہ فراہم کرنا ضروری ہے۔ ہمیں آپ کو ایک تحریری جواب فراہم کرنا ہوگا جس میں ورجینیا کے قانون کی مخصوص دفعہ کا ذکر ہو جو درخواست کردہ ریکارڈز کے کچھ حصوں کو روکنے کی اجازت دیتی ہے۔
- اگر ورجینیا کونسل برائے خواتین کے لیے آپ کی درخواست کا پانچ دن کی مدت کے اندر جواب دینا عملی طور پر ناممکن ہے، تو ہمیں یہ تحریری طور پر بیان کرنا چاہیے، ان شرائط کی وضاحت کرتے ہوئے جو جواب کو ناممکن بنا دیتے ہیں۔ یہ ہمیں آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے سات اضافی کام کے دنوں کی اجازت دے گا، جس سے ہمیں آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے کل 12 کام کے دن ملیں گے۔
اگر آپ ریکارڈز کی ایک بہت بڑی تعداد کی درخواست کرتے ہیں، اور ہمیں لگتا ہے کہ ہم اپنی دیگر تنظیمی ذمہ داریوں میں خلل ڈالے بغیر آپ کو 12 دنوں کے اندر ریکارڈ فراہم نہیں کر سکتے ہیں، تو ہم آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے اضافی وقت کے لیے عدالت سے درخواست کر سکتے ہیں۔ تاہم، FOIA کا تقاضہ ہے کہ ہم عدالت میں مزید وقت مانگنے کے لیے جانے سے پہلے پیداوار یا ریکارڈ کے بارے میں آپ کے ساتھ معاہدے تک پہنچنے کی معقول کوشش کریں۔

لاگتیں

آپ کو ان ریکارڈز کے لیے ادائیگی کرنی پڑ سکتی ہے جس کی آپ خواتین کی ورجینیا کونسل سے درخواست کرتے ہیں۔ FOIA ہمیں FOIA کی درخواستوں کا جواب دینے کے اصل اخراجات کے لیے چارج کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ اس میں درخواست کردہ ریکارڈز کی تلاش میں عملے کا وقت، کاپی کرنے کے اخراجات، یا درخواست کردہ ریکارڈ کی فراہمی سے براہ راست متعلق کوئی بھی دیگر اخراجات شامل ہوں گے۔ اس میں عمومی اوور ہیڈ اخراجات شامل نہیں ہو سکتے۔
اگر ہم یہ اندازہ لگاتے ہیں کہ آپ کی درخواست کا جواب دینے پر $200 سے زیادہ لاگت آئے گی، تو ہم آپ سے درخواست کے ساتھ آگے بڑھنے سے پہلے ایک محفوظ سرمایہ کی ادائیگی کا مطالبہ کر سکتے ہیں، جو تخمینہ کی رقم سے زیادہ نہ ہو۔ آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے ہمارے پاس جو پانچ دن ہیں، ان میں وہ وقت شامل نہیں ہوتا جب ہم محفوظ سرمایہ طلب کرتے ہیں اور جب آپ جواب دیتے ہیں۔
آپ درخواست کر سکتے ہیں کہ ہم آپ کی درخواست کردہ ریکارڈز کی فراہمی کے اخراجات کا پیشگی تخمینہ فراہم کریں۔ یہ آپ کو کسی بھی اخراجات کے بارے میں پہلے سے جاننے کی اجازت دے گا، یا متوقع اخراجات کو کم کرنے کی کوشش میں آپ کو اپنی درخواست میں ترمیم کرنے کا موقع فراہم کرے گا۔
اگر آپ کے پاس سابقہ FOIA درخواست سے رقم واجب الادا ہے جو کہ 30 دنوں سے زائد عرصے سے ادا نہیں کی گئی ہے، تو ورجینیا کونسل آن ویمن آپ کی نئی FOIA درخواست کا جواب دینے سے پہلے ماضی کے واجب الادا بل کی ادائیگی کا مطالبہ کر سکتی ہے۔

ایک عوامی ادارہ مناسب چارجز لگا سکتا ہے کہ وہ مطلوبہ ریکارڈ تک رسائی، نقل تیار کرنے، سپلائی کرنے یا تلاش کرنے میں اس کی اصل لاگت سے زیادہ نہ ہو۔ کوئی بھی پبلک باڈی ریکارڈ بنانے یا برقرار رکھنے یا پبلک باڈی کے عمومی کاروبار کے لین دین سے وابستہ عمومی اخراجات کی وصولی کے لیے کوئی بھی بیرونی، ثالثی، یا اضافی فیس یا اخراجات عائد نہیں کرے گی۔ عوامی ادارے کی طرف سے وصول کی جانے والی کوئی بھی ڈپلیکیٹنگ فیس نقل کی اصل قیمت سے زیادہ نہیں ہوگی۔ درخواست کردہ ریکارڈ کی فراہمی کے تمام چارجز کا تخمینہ پہلے سے شہری کی درخواست پر لگایا جائے گا جیسا کہ § 2 کے ذیلی سیکشن F میں بیان کیا گیا ہے۔ 2-3704 کوڈ آف ورجینیا کا۔

عام استعمال شدہ مستثنیات

کوڈ آف ورجینیا کسی بھی عوامی ادارے کو اجازت دیتا ہے کہ وہ کچھ ریکارڈز کو عوامی افشاء سے روک سکے۔ ورجینیا کونسل برائے خواتین عام طور پر درج ذیل استثنیٰ سے مشروط ریکارڈ روکتی ہے۔

عملے کے ریکارڈ (§ 2.2-3705.1 (1) ضابطہ ورجینیا کا)
ریکارڈز اٹارنی کلائنٹ کے استحقاق سے مشروط ہیں (§ 2.2-3705.1 (2)) یا اٹارنی ورک پروڈکٹ (§ 2.2-3705.1 (3))
وینڈر کی ملکیتی معلومات (§ 2.2-3705.1 (6))
معاہدے کی گفت و شنید اور ایوارڈ سے متعلق ریکارڈز، معاہدے سے پہلے (§ 2.2-3705.1 (12))